スプレッドシートの共有の基本
Googleのサービスの一つに、Googleスプレッドシートというものがあります。スプレッドシートは、オンラインで表計算ができるWebアプリケーションです。同じ表計算ソフトのExcelと違いスプレッドシートでは共有機能が搭載されています。
共有機能を使うことで、作成したスプレッドシートを公開したり、別のユーザーを招待してスプレッドシートを複数人で同時に編集するといった事が行えます。例えばオンライン上でビジネスデータのやり取りを行ったり、知り合い同士で情報を共有するといったことが可能となります。
共有方法も様々で、共有可能なリンクを作成して共有する・メールアドレスを登録してスプレッドシートを共有するといった簡単な共有から、関数の「IMPORTRANGE」を使ってセル単位からの共有を行うことができます。簡単に共有できてしまうと勝手に編集されないか心配になるユーザーもいらっしゃるかと思いますが、スプレッドシートのオーナーが自分であれば編集権限を設定することもできるので安心してスプレッドシートを共有することができますよ。
この記事では、スプレッドシートの共有機能の使い方と権限分けについてご紹介していきます。
スプレッドシートの共有機能の使い方
それでは、スプレッドシートの共有機能の使い方を説明します。
共有可能なリンクを作成してスプレッドシートを共有する
共有可能なリンクを作成してスプレッドシートを共有するには、画面右上の「共有」ボタンをクリックしましょう。
「他のユーザーと共有」ウィンドウが表示されるので、右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックしましょう。
共有可能なリンクが作成されます。デフォルトでは「リンクを知っている全員が閲覧可」になっているので、必要に応じて変更する必要があります。「リンクを知っている全員が閲覧可」をクリックしましょう。
メニューが表示されるので、「リンクを知っている全員が編集可」・「リンクを知っている全員がコメント可」・「リンクを知っている全員が閲覧可」の3つから選択して設定を決めてから「リンクをコピー」してスプレッドシートを共有したい相手にチャットやメールで知らせましょう。
メールアドレスを登録してスプレッドシートを共有する
メールアドレスを登録してスプレッドシートを共有する場合も、画面右上の「共有」ボタンをクリックしましょう。
「他のユーザーと共有」ウィンドウが表示されます。中央の「名前かメールアドレスを入力」欄にメールアドレスを入力することで登録ができるのですが、まずはペンボタンをクリックして権限の付与を行いましょう。
メニューが表示されるので、「編集者」・「コメント可」・「閲覧者」の3つの中から設定したい権限をクリックして選びましょう。
権限を設定したら、「名前かメールアドレスを入力」欄にメールアドレスを入力しましょう。
メールアドレスを入力すると、グレーの部分に入力したメールアドレスが表示されます。その右側の「ユーザーを追加」に別のメールアドレスを入力することでまとめてメールアドレスを追加することができますよ。
メールアドレスの入力が完了したら、「送信」ボタンをクリックしましょう。これで入力したメールアドレス宛にスプレッドシートへの招待メールが届き、ユーザーがメールに書かれている「スプレッドシートを開く」ボタンをクリックすることで共有が行われます。
関数の「IMPORTRANGE」を使ってスプレッドシートを共有する
関数の「IMPORTRANGE」を使うことで、スプレッドシートをセル単位で共有することができます。シート内の特定のセルだけを共有したいといった場合に便利です。IMPORTRANGEでセルを共有するには、まずシートを作成してリンクかメールアドレスによる共有設定を行ってから、IMPORTRANGEを使います。共有先のシートに下記のように関数を入力することで、共有したいシートの内容が反映されますよ。
=IMPORTRANGE(スプレッドシートのURL, 範囲・文字列)
スプレッドシートを共有する際の注意点
スプレッドシートを共有する際の注意点ですが、他のユーザーに編集権限を付与したものの「このシートやセルは編集させたくない」というケースもあるかと思います。もしそう思っていても、相手に伝えなかったり相手が忘れていると編集されて困ってしまうこもあるかもしれません。そこで、スプレッドシートとセルを保護してそういった事態が起こらないように予防しましょう。
まずは保護したいシート名を右クリックしてメニューを開き、「シートを保護」をクリックしましょう。
右側に「保護されているシートと範囲」が表示されるので、「説明を入力」欄に理由を入力して「権限を設定」をクリックしましょう。
「範囲の編集権限」ウィンドウが表示されるので、「この範囲を編集できるユーザーを制限する」の選択ボタンをクリックして「自分のみ」・「カスタム」から選択します。カスタムからは、メールアドレスごとに保護・警告表示を設定することが可能です。
セルを保護したい場合は、セルを範囲指定してから右クリックしてメニューを開きます。
右クリックメニューの「範囲を保護」をクリックしましょう。あとはシートの保護と同様の操作でセルを保護することができます。
スプレッドシートが共有出来ない場合の対処法
これまで説明してきた方法で何故かスプレッドシートが共有できない場合は、ログインしていないなどのイージーミスをしていないか確認してみましょう。
また、ブラウザに搭載している拡張機能やブラウザそのものが原因となってスプレッドシートが共有できないというケースもあります。ブラウザが原因かどうかを切り分けるには、シークレットモードを使用してスプレッドシートにアクセスするという方法があります。
もしシークレットモードでスプレッドシートにアクセスできた場合は、ブラウザに原因があると判断できます。別のブラウザを使う・拡張機能をオフにするなどの対策をしてみましょう。