スプレッドシートの共有の基本
Googleのサービスの一つに、Googleスプレッドシートというものがあります。スプレッドシートは、オンラインで表計算ができるWebアプリケーションです。同じ表計算ソフトのExcelと違いスプレッドシートでは共有機能が搭載されています。
共有機能を使うことで、作成したスプレッドシートを公開したり、別のユーザーを招待してスプレッドシートを複数人で同時に編集するといった事が行えます。例えばオンライン上でビジネスデータのやり取りを行ったり、知り合い同士で情報を共有するといったことが可能となります。
共有方法も様々で、共有可能なリンクを作成して共有する・メールアドレスを登録してスプレッドシートを共有するといった簡単な共有から、関数の「IMPORTRANGE」を使ってセル単位からの共有を行うことができます。簡単に共有できてしまうと勝手に編集されないか心配になるユーザーもいらっしゃるかと思いますが、スプレッドシートのオーナーが自分であれば編集権限を設定することもできるので安心してスプレッドシートを共有することができますよ。
この記事では、スプレッドシートの共有機能の使い方と権限分けについてご紹介していきます。
スプレッドシートの共有機能の使い方
それでは、スプレッドシートの共有機能の使い方を説明します。
共有可能なリンクを作成してスプレッドシートを共有する
メールアドレスを登録してスプレッドシートを共有する
関数の「IMPORTRANGE」を使ってスプレッドシートを共有する
関数の「IMPORTRANGE」を使うことで、スプレッドシートをセル単位で共有することができます。シート内の特定のセルだけを共有したいといった場合に便利です。IMPORTRANGEでセルを共有するには、まずシートを作成してリンクかメールアドレスによる共有設定を行ってから、IMPORTRANGEを使います。共有先のシートに下記のように関数を入力することで、共有したいシートの内容が反映されますよ。
=IMPORTRANGE(スプレッドシートのURL, 範囲・文字列)
スプレッドシートを共有する際の注意点
スプレッドシートを共有する際の注意点ですが、他のユーザーに編集権限を付与したものの「このシートやセルは編集させたくない」というケースもあるかと思います。もしそう思っていても、相手に伝えなかったり相手が忘れていると編集されて困ってしまうこもあるかもしれません。そこで、スプレッドシートとセルを保護してそういった事態が起こらないように予防しましょう。
スプレッドシートが共有出来ない場合の対処法
これまで説明してきた方法で何故かスプレッドシートが共有できない場合は、ログインしていないなどのイージーミスをしていないか確認してみましょう。
もしシークレットモードでスプレッドシートにアクセスできた場合は、ブラウザに原因があると判断できます。別のブラウザを使う・拡張機能をオフにするなどの対策をしてみましょう。