2020年08月30日

Outlookで自動返信を設定する方法と注意点を解説！【不在/自動応答】

メールソフト・Outlookを使用していて、企業の夏休みや出張などでしばらくメールを見ることができないときに自動返信で不在通知を送信したいと思ったことはありませんか？この記事では、Outlookで自動返信を設定する方法と注意点を解説しています。

目次[非表示]

Outlookで自動返信を設定する手順
Outlookの自動返信の注意点

Outlookで自動返信を設定する手順

メールソフト・Outlookでは、しばらくメールを確認できない場合に不在通知を知らせることのできる自動返信（オートリプライ）機能が用意されています。この機能を設定することで、メールを受信した場合に自動返信sが行われますよ。

「ファイル」をクリック — Outlookで自動返信を設定する手順を説明します。まずはOutlookウィンドウの左上に表示されている「ファイル」をクリックしましょう。

アカウント情報画面の「自動応答」をクリック — アカウント情報画面が表示されるので、「自動応答」をクリックしましょう。

「自動応答を送信する」をオンにしてメールの本文を入力して「OK」をクリック — 「自動応答」ウィンドウが表示されます。「自動応答を送信する」のボタンをクリックしてオンにしたら、ウィンドウ下部の入力欄に自動応答で送信するメールの本文を入力して「OK」をクリックしましょう。「次の期間のみ送信する」のチェックボックスをオンにすると、自動応答メールを送信する期間をカスタムルールとして指定することができますよ。

アカウント情報画面の「オフ」ボタンをクリックして解除する — これで自動応答メールが設定されました。自動応答メールを解除したい場合は、アカウント情報画面で自動応答に表示されている「オフ」ボタンをクリックすれば解除することができますよ。

Outlookの自動返信の注意点

Outlookの自動返信の注意点ですが、基本的に一人の差出人に対して自動返信が行われるのは1回のみとなっています。何度もメールを送られても1回しか自動返信は行われません。

メールには設定時に入力した文章だけでなく、最初に「このメールは自動返信によって送信されています」と挿入されます。そして重要なのが、署名を登録していても付かない点です。この自動挿入されるメッセージと署名が付かない点を踏まえた上で、本文を入力するようにしましょう。

ちなみに自動応答はサーバー上で行われるので、パソコンを電源オフにしていても問題はありませんよ。

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