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gmailのアーカイブ機能の使い方まとめ!削除や復元は?

gmailのアーカイブ機能の使い方についてまとめました。そもそもアーカイブとは何なのか?使い方は?削除や復活の方法などをまとめています。gmailのアーカイブ機能は一見わかりにくい機能ですので、理解した上で混乱しないようにしましょう。


目次

  1. 1gmailのアーカイブとは
  2. 2アーカイブと削除の違い
  3. 3gmailでアーカイブする方法
  4. 4gmailでアーカイブされたメールはどこにあるのか
  5. 5アーカイブされたメールを削除するには
  6. 6gmailでアーカイブされたメールを解除・戻すには

gmailのアーカイブとは

アーカイブとは「書庫」や「圧縮」の意味となります。

gmailでのアーカイブは受信したメールでいらないものを削除しないまでも、古いものとしてどこかに保存をしておきたいときに使う機能です。

要は見終わったメールで常に見るものでないものは自分の書庫に保存しておくというイメージとなります。

アーカイブと削除の違い

アーカイブはメールの「削除」「ゴミ箱に入れる」のと何が違うの?と疑問に思う方も多いかと思います。まずは「削除」「ゴミ箱に入れる」からご紹介していきます。

メール削除・ゴミ箱に入れる

指定したメールを「ゴミ箱に入れる」「削除」は同じ行為です。

この行為は「メールをゴミ箱というフォルダに入れる」ことになります。そしてこのフォルダに入っているメールは保存期限が30日となっています。

30日以内だと元に戻すこともできますし、それを超えると戻すことができません。

アーカイブ

一方でアーカイブは「すべてのメール」というフォルダにメールを入れる行為になります。

そしてゴミ箱との違いは「保存期限が無い」ところにあります。

アーカイブが「書庫」や「圧縮」というように、書庫のように半永久的にメールを保存してくれます。(もちろんgmailの容量は食いいます)

つまり「アーカイブ」「削除」「ゴミ箱に入れる」はともに、メールの一覧から該当のメールがいなくなりますが、その送り先や保存の期限が違うというところは認識しておきましょう。

いらないメールは削除!いるかもしれない・・とっておきたいメールはアーカイブという形です。

「後から見る」というようなラベルをつけてとりあえずアーカイブしておくという管理もありかもしれません。

gmailでアーカイブする方法

それではgmailの受信したメールをアーカイブする方法をpcとスマホに分けてご紹介していきます。

PCからアーカイブする

1通ずつアーカイブ

PCからアーカイブする方法はいくつかありますが、1通ずつやる場合は、右クリックからやると簡単です。

アーカイブしたいメールに対して右クリックをすると画像のようなメニューが出てきます。その中の「アーカイブ」をクリックするとアーカイブが完了します。

アーカイブを元に戻したい場合は、アーカイブした後に出てくるアラートの中の「取消」をクリックしましょう。

一括アーカイブ

一括でアーカイブしたい場合は、アーカイブしたいメールに対してチェックをつけて、画像右上のアーカイブのアイコンをクリックしましょう。

スマホからアーカイブする

1通ずつアーカイブ

gmailのスマホアプリで1通ずつアーカイブするにはまず、対象のメールを開きます。 上部のアイコンの中の一番左のアイコンがアーカイブアイコンですので、そちらをタップしましょう。

一括アーカイブ

スマホでも一括でアーカイブができます。

gmailの一覧ページでメールを長押ししてみましょう。

すると各メールをチェックできる画面になりますので、そこで対象のメールをチェックします。あとは同じく上部のアーカイブアイコンをタップして一括アーカイブしましょう。

このようにPC・スマホの両方でメールのアーカイブが簡単に可能となります。1通ずつやる場合や、アーカイブしたいものが大量にあれば一括でアーカイブするのがおすすめです。

キーボードショートカットを使ってアーカイブする

gmailのキーボードショートカットが有効の場合は(「?」キーで確認)、「e」のキーで開いているメールをアーカイブすることができます。

慣れないうちはアイコンをクリックしてやった方がミスが少ないですが、慣れてきたらキーボードショートカットにも挑戦してみましょう!

gmailでアーカイブされたメールはどこにあるのか

gmailのメールをアーカイブしたはいいけど、「アーカイブしたメールはどこにいったの?消えた!!!」と思っている方が多いかと思います。 アーカイブされたメールがどこにあるのか解説していきます。

すべてのメールから確認

「受信トレイ」などがある、左のメニューから「もっと見る」を選択しましょう。するとその中に「すべてのメール」が表示されます。

このすべてのメールをクリックしましょう。するとメールの一覧にアーカイブされたメールを含めてすべてのメールが表示されます。

検索欄を使って確認

gmailの検索欄に「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と入力し検索してみましょう。

するとこれまでアーカイブされたメールの一覧が表示されます。このやり方でもアーカイブされたファイルを見つけることができます。

アーカイブされたメールが消えた!という方は上記の方法で確認してみましょう。また必要に応じて下記で紹介するアーカイブされたメールを元に戻す方法を利用しましょう。

アーカイブされたメールを削除するには

アーカイブされたメールはゴミ箱に入ったメールとは違いデータが残り続けます。それがアーカイブのメリットでもありますが、一方でgmailの容量を食うためアーカイブされたメールでも削除したい場合があります。

上記のアーカイブされたメールを探す方法でアーカイブされたメールを探したあとに、アーカイブされたメールをゴミ箱に入れるor削除を実行しましょう。

gmailでアーカイブされたメールを解除・戻すには

それでは最後にgmailでアーカイブされたメールの解除・戻す方法をご紹介します。

アーカイブされたメールに対してアーカイブの解除や元に戻すには、アーカイブされたメールを選択し「受信トレイに移動」とすることで復活させることができます。


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