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gmailでテンプレートを作成し、返信定型文(雛形)を利用しよう!

gmailでテンプレートを作成し、返信定型文(雛形)を利用する方法をご紹介していきます。普段送っているメールで同じような文章を繰り返し送っている方は一度gmailの定型文の機能を利用してみましょう!驚くほど効率的にメールの作成が行えます。


目次

  1. 1gmailでテンプレートを作成する
  2. 2gmailでテンプレートを利用する方法
  3. 3まとめ

gmailでテンプレートを作成する

みなさんはgmailを利用されてますか? プライベートやビジネスで頻繁に利用されている方は、何度も同じような文章を書くケースがよくあるかと思います。

例えば ・季節の挨拶 ・時候の挨拶 ・ビジネスで定期的に送っている同じようなメール などのメールが定型文となりやすいです。

特に多くの方にメールを送る際に返信定型文を保存するテンプレート機能は重宝します。

テンプレート(定型文)を利用する

他のメーラーではこのような場合はテンプレート(雛形)を作成し、定型文を登録しておくことで、瞬時にテンプレを呼び出して素早くメールの文章を作成することが可能になります。

要はよく使う文章(定型文)はテンプレートとして登録しておいて、すぐにその文章を呼び出せるようにする機能となります。

テンプレートを利用するメリットは?

テンプレートを利用する一番のメリットは、同じ文章を繰り返し書く手間が省けることと、入力が瞬時に行われるので時短につながることになります。

一方でデメリットとしては、同じ文章となるので、同じ相手と何回かやりとりをするうちに「あ、こいつテンプレ使ってるな」と思われる点でしょうか。

同じ文章だと味気ないところもあるので、同じ相手にテンプレを何度も利用するのは控えたほうがいいケースもあります。

gmailでテンプレートを利用する方法

それではgmailでテンプレート(定型文)を利用する方法を順番にご紹介していきます。

定型文を有効にする

実は、gmailでテンプレート(定型文)の機能は最初から有効になっていません。

まずはgmailの設定からテンプレート(定型文)の機能を有効にする必要があります。歯車のメニューから「設定」を選択しましょう。

メニューのタブの中の「Labs」から「返信定型文」の項目を探しましょう。

その機能が「無効」になっている場合は、「有効」に切り替えて変更を保存しましょう。これで定型文の機能が有効になります。

定型文の登録

それでは定型文を使っていきますが、まずは定型文の登録が必要です。 適当に新規にメールを作成しましょう。

次にメール作成フォームの右下の「▼」をクリックし「返信定型文」を選択しましょう。

返信定型文を作成...を選択することで、現在書いているメールの文章が定型文として登録されます。

返信定型文には名前をつけることができます。この名前が件名に来るので、適切な名前を選択しましょう。

定型文の利用

定型文を一つ登録した状態で、新規メールを作成し、右下の「▼」を選択することで、今度は登録した定型文の「挿入」が行えます。

この挿入をすることで、先程登録した定型文が自動的にメールの文章に挿入されるようになります。 またこの画面から、定型文の削除も行うことができます。

まとめ

gmailで同じような文章を何度も書いている方は、自然と「テンプレみたいなものないの?」と思ったときにこの定型文の機能を利用しましょう。

場合によってはメールの文章作成がかなり効率化される場合がありますので、ぜひ一度自分がよく送っているメールを見直してみて定型文が利用できないか考えてみましょう。

またこの機能は現在gmailのPCだけ利用できる機能のようです。スマホの場合はスマホに付属されているメモ機能などで代用しましょう。


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