Googleスプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートとは、Excelに比べて近年登場したサービスで「表計算ができるウェブ上のソフト」です。文字通りGoogleが提供するもので、無料で利用できるとあって人気があります。
ウェブ上のサービスのため他の人との共有もしやすく、ビジネスシーンで利用する機会も多くあるかと思います。
そんなGoogleスプレッドシートとExcelには大きな違いはほとんどなく、どちらも操作方法など共通しています。実際開いてみると見た目も変わらず、関数や使い方などもあまり違いを感じないかと思います。
ですが、それぞれにメリット・デメリットあるため、活用方法によっては、使いにくくなってしまうこともあります。
今回の記事では「双方の違い」や「それぞれのメリット」をご紹介していきます。早速見ていきましょう。
GoogleスプレッドシートとExcelはどう違う？
GoogleスプレッドシートとExcelの違いについて見ていきましょう。
それぞれにはどんな違いがあるのでしょうか？
GoogleスプレッドシートとExcelには、共通点が多くあります。とは言っても、やはり違うものですので違いがあります。実際に使う上で大きく違う点は、以下の4つです。
- 料金
- 使用環境
- 保存方法
- 共有方法
この4つの違いは、どのようなものなのか詳しく見ていきましょう。
料金
Googleスプレッドシートは基本的に無料です。
Excelはライセンス料金を支払う必要があります。
無料か有料かという違いなので、大きな違いがあります。Googleスプレッドシートは、Googleアカウントを作成していれば無料で利用できます。もちろんアカウント自体も無料で作成できます。
それに対して、Excelはライセンス料が必要となります。一度支払うのみの買い切りタイプもありますが、サポート切れとなってしまうため結局は新たなExcelが必要となります。ですので、使用する期間分料金が発生します。
使用環境
Googleスプレッドシートはオンライン上での使用となるため、ネット環境が必要となります。
Excelはオフラインでの使用となるため、ネット環境は必要としません。
Googleスプレッドシートはネット環境が必須となるのに対し、Excelはオフラインで使用できるため必要ありません。
常にネットが使用できる環境であれば、あまり大差無いものですが、使用環境によっては、大きな差が出ます。
保存方法
Googleスプレッドシートは自動保存です。
Excelは手動保存です。
保存方法は、使う方のお好みでもあります。GoogleスプレッドシートとExcelは自動保存なのか手動保存なのかに分かれているので、好みが顕著に出やすい点でもあります。
Googleスプレッドシートは自動保存ですが、お好みの版に復元することができます。ですのでよほどのことが無ければ、保存忘れによるデータ消失はほぼありません。
Excelの場合には手動保存なので、保存のタイミングを自分で決めたい場合には使いやすいですね。
共有方法
Googleスプレッドシートは「オンライン上で共有」と「複数の形式にダウンロードして共有」ができます。
Excelは「メール」や「ストレージサービス」を利用しての共有となります。
オンラインで共有できるのが強みでもあるGoogleスプレッドシート。共有方法が多くあります。また、オンライン上で共有すれば、複数の人が編集できるようになっているのもポイントです。
そしてGoogleスプレッドシートとは違い、Excel自体には共有の機能はありません。メールやストレージサービスにアップロードしての共有となります。堅実な印象ですね。
Googleスプレッドシートを使うメリット
Googleスプレッドシートは「複数の人と編集しやすい」「Googleの他の機能と連携させる」場合にはとてもメリットがあります。
たくさんのメリットはありますが、Googleスプレッドシートを使うメリットは「複数の人と編集しやすい」「Googleの他の機能との連携がスムーズ」という点です。
この2点について解説していきます。
複数の人と編集しやすい
オンライン上で編集ができるため「複数の人と管理したい表」や「相談しながら作成したい場合」などに活躍します。
シートの共有さえしておけば、複数の人と編集することができます。また人によって編集の権限を限定することができるので、保存ミスなどを防ぐこともしやすいです。
Googleの他の機能と連携させる
他のGoogle機能との連携がスムーズなのもメリットです。
GメールやGoogleカレンダーなどを使っている方はぜひ使ってみましょう。
同じGoogleの機能は、連携しやすいのも便利ですね。Googleアナリティクスなどは、連携させることでデータをグラフにしたりも可能です。
他にもGoogleの機能を使っている方は、連携がしやすいのもメリットです。
Excelを使うメリット
Excelは「表を作り込める」「オフラインでの作業ができる」場合にはとてもメリットがあります。
Excelにもたくさんのメリットがありますが、メインとなるメリットは「表を作り込める」「オフラインでの作業ができる」という点です。
この2点について詳しく紹介します。
表を作り込みたい
表計算以外に「資料として作り込みたい」「ヘッダー/フッターを変更したい」という場合にはExcelはとても使いやすいです。
フォントの種類も豊富で、グラフを作成したりなどができます。表計算だけではなく「資料作り」として作り込むことができるのがExcelです。
表計算以上のものを目指したい時には、Excelが活躍してくれます。
オフラインでの作業がメイン
オフラインでの作業がメインという使い方ならば、ネット環境に左右されないのはメリットとなります。
オフラインでの作業が多い場合には、ネット環境に左右されない方が良いですね。何かのアクシデントがある可能性が増えてしまいます。
オフライン作業が多い場合には、Excelを活用した方がリスクが少なくなりますね。
まとめ
ぜひお好みの方を使って、仕事にプライベートに活用してみてくださいね。
GoogleスプレッドシートもExcelも、どちらにも良い点があります。その時々のやりたい目的に合わせて、使いやすい方を選ぶのが良いですね。
ご紹介したメリットも、ぜひ参考にしてみてください。
Googleスプレッドシートの基本的な使い方については、以下の記事で詳しく紹介しています。こちらも併せてご覧になってくださいね。
