Googleスプレッドシートとは
みなさんはGoogleスプレッドシートを使っていますでしょうか？
GoogleスプレッドシートとはGoogleが開発した表計算ソフトです。表計算ソフトと言えばみなさんご存知のマイクロソフトの「Excel」が有名ですが、同じような機能がGoogleスプレッドシートでも実現されています。
更にGoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを持っていれば無料で利用することが出来ます。一度使って見ればわかるかと思いますが、このレベルのサービスが無料で利用できるのは本当にすごい事で、会社のPLや年間予算表やスケジュール表、プライベートだと家計簿やカレンダーなどもスプレットシートがあれば可能ですし、複雑な計算もこなせます。
またスプレッドシートは他のGoogleをアカウントを持っているユーザーへの共有やGoogleアカウントを持っていないユーザーへの共有も可能で、スプレッドシート自体はクラウドに保存されているので、PCで作成したスプレッドシートをiPhoneなどのスマホで閲覧・編集することも可能です。
今回の記事ではGoogleスプレッドシートの使い方をご紹介していきます。初心者向けに基本的な機能をご紹介していますので、はじめてGoogleスプレッドシートを使うという方はぜひ一読下さい。
Googleスプレッドシートの使い方
それではスプレッドシートを早速使ってみましょう。スプレッドシートを使うにはChromeなどブラウザを立ち上げましょう。その上で以下のリンクにアクセスします。
Googleアカウントへのログイン画面が表示される場合は、スプレッドシートを作成〜保存までしたいGoogleアカウントでログインをしましょう。
Googleアカウントは簡単に作成することが出来ます。また今持っているアカウントとは別に複数のアカウントも簡単に作成可能です。Googleアカウントを持っていない方はアカウント作成方法については下記の記事を見て作成しましょう。
新規作成
今回は「空白」を選択しましょう。
※無題のスプレッドシートとなっているのはまだタイトルが設定されていないからです
青い枠が現在アクティブなセルになります。
列の幅を広げる
セルに入力した文字が長くて、固定幅になっている枠線をオーバーしてしまうことがありますよね。この場合の列の幅の広げ方です。
シートの追加と名前変更
この中の「名前を変更...」を選択しましょう。
もちろんシートの名前は何度でも変更できますので、気軽にシートの名前を変更するようにしましょう。
シートのコピー
1度作り込んだシートが存在していて、同じような内容のシートを作成したいときは「シートのコピー」をすると効率的です。
例えば「給与計算7月」というシートが存在していて、同じような内容のシートを作成したい場合は「給与計算7月」を右クリックで表示されるメニューから「コピーを作成」をクリックしましょう。
交互の背景色設定
スプレッドシートにはデフォルトで背景色がついていませんが、行ごとに交互の背景色を設定すると見やすくなります。（Excelでは「テーブルとして書式設定」から設定できる機能）
表の行数が多い場合は、背景色を付けた方が圧倒的に見やすいのでおすすめの方法です。
シートの削除
次に不要になったシートの削除方法を解説します。
保存
最後に作成から編集までしたスプレッドシート全体を保存しましょう！と言いたいところですが、実はスプレッドシートは自動保存機能があり、今まで編集した内容はすでに保存されています。
もちろん名前を編集して、確定すればスプレッドシート名は自動保存されます。デフォルトではGoogleのマイドライブに保存されているかと思います。
Googleのマイドライブには下記のリンクからアクセス出来ます。もしもマイドライブへの行き方に迷った場合は下記のリンクからアクセスしましょう。
共有
作成したスプレッドシートを他の人に共有する方法です。
Googleアカウントの名前かメールアドレスで共有した場合は対象ユーザーにメールが飛び、そのメール内のリンクからスプレッドシートにアクセス出来ます。
２つ目の共有の仕方として、スプレッドシートのリンクを共有する方法があります。
ただし共有対象の権限にはくれぐれも注意しましょう。（特に初心者の方はより注意しましょう）
リンクを知っている全員が編集可の場合は、もしもURLが他の知らない方に出回った場合に、知らない人が自由に編集できる事になります。
適切な権限を与えた上で、スプレッドシートのリンクを共有するようにしましょう。
またスプレッドシートだけではなくGoogleのマイドライブの共有方法については詳細を下記の記事にまとめていますので、興味のある方はあわせて見てみましょう。
ダウンロード
作成したスプレッドシートは様々な形式でダウンロードすることが出来ます。
ダウンロード可能な形式としては
- Microsoft Excel（.xlsx）
- OpenDocument形式（.ods）
- ウェブページ
- csv
- tsv
Googleスプレッドシートのおすすめアドオン
スプレッドシートではスプレッドシートを操作したり、他のサービスとの連携、テンプレート作成など様々な機能をもったアドオンと連携することが出来ます。
まずアドオンの使い方についてご紹介します。
使い方
ここから必要なアドオンを選んで、追加する形になります。
おすすめアドオン「ProjectSheet planning」を使ってアドオンの導入を解説
開発プロジェクトのスケジュール管理や進捗管理などをガントチャートを使って管理したいときに「ProjectSheet planning」は便利です。
インストールするにあたって対象のGoogleアカウントを選択する必要がありますので、利用するGoogleアカウントを選択しましょう。
このようにアドオンを利用すると、ほしい機能やテンプレートが一瞬で手に入ります。
自身で計算式や機能を1から作ってもいいですが、時間がかかりますしすでにアドオンとしてあるものについてはそちらから利用したほうが遥かに時短になります。
「車輪の再発明」をしないように、やろうとしている事や作ろうとしている機能がすでにアドオンにないかを検索した上で仕事を進めていきましょう。
アドオンの削除
いらなくなったアドオンは忘れずに削除しましょう。
再びアドオンメニュから「アドオンを管理...」を選択しましょう。
削除するアドオンの右側の「管理」ボタンを押しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。Googleスプレッドシートの初心者向けに基本的な使い方やアドオンについてご紹介してきました。
スプレッドシートには今回ご紹介した機能以外にも様々な便利機能があります。スプレッドシートを使いこなせる事はIT業界のみならず、様々な業界の方にとって仕事の幅が広がるツールになりえます。
取引先でもGoogleスプレッドシートが使い始めていて、使わざるを得なくなったという方もいるとかと思いますが、ぜひ自らの意思でGoogleスプレッドシートを使ってみて、その便利な機能を体感するのと、ご自身の仕事ややりたいことに活かしていきましょう。