Gmailでメールを共有する方法３つ！
仕事の連絡ツールは何を使っていますか？グループで共有できるのでLINEを使っているという企業も増えてきましたたが、仕事関係のことはLINEではなく、メールでやり取りした方が効率がいいケースも多々あります。
しかし、わざわざ自分のGmailにログインし、メール内容を口頭で伝えるのは不便で、相手にも伝わりにくいという問題があります。
Gmailの共有ができたら便利なのに・・・というユーザーの方の為に今回は、Gmailでメールを共有する方法を今回は3つ紹介します。
他のユーザーにGmail へのアクセス権を付与する
Gmailは商用利用を禁止しています。しかし、仕事でGmailの共有をした方が仕事効率がよくなり便利です。仕事で使い、Gmailを会社のメンバーと共有したい・・・というユーザーの方におすすめなのが「Google Apps」です。
「Google Apps」とはGoogleが提供しているウェブベースのアプリケーションセットの名称です。Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー、ハングアウトなど仕事がスムーズになるアプリケーションが提供されています。
「Google Apps」では「○○会社.com」というドメインでアカウント管理ができます。
Google AppsのGmailは通常のGmailと違いアクセス権を付与することができます。委任された方はメールボックスの閲覧は勿論の事、メール送信や削除もできます。
簡単にアクセス権を付与する方法を解説します。
①Gmailの画面を開き右上の歯車をクリックしメニューが表示されたら「設定」をクリックします。
②「メール設定画面」が開いたら「アカウント」タブをクリックします。
③「アカウントへのアクセス許可」の「別のアカウントを追加」をクリックします。
④「アカウントへのアクセスを許可します」という画面が開いたら許可する相手のメールアドレスを入力し「次のステップ」をクリックします。
⑤「よろしいですか？」という確認画面が表示されるので「メールを送信してアクセスを許可」をクリックしてください。
アクセスを許可する相手にメールが送られてきます。「このリクエストを承認する場合は、下記のリンクをクリックしてください。」と記載されている下のURLをクリックしてください。以上でGmail へのアクセス権を付与できました。
メールを転送する
Gmailには自動転送の機能があります。これを使えば自動転送先の相手にもメールの内容を閲覧できるので便利なのですが、この方法で共有できるのは1人だけです。大人数で共有したい方にはこの方法は向いていません。下記で詳しく設定方法を解説します。
すると「転送先アドレス追加」のタブの画面が表示されるので転送先のメールアドレスを入力して「次へ」をクリックします。
あとは転送先のメール宛に「Gmailの転送の確認」というメールが送られくるので確認し、承認してください。
IMAPを使用して共有する
最後はIMAPを使用して共有する方法です。IMAPってどんな仕組み？という方の為に簡単に説明するとメール本体をサーバーで保管し、私たちがメールを見る時はそのコピーをもらうイメージです。
メールが保管されているサーバーに接続すれば複数人での共有も可能で削除などもできます。
ただしGmailでは1アカウントに対し同時接続できるのは10個までとしています。注意してください。
まとめ
Gmailでメールを共有する方法を紹介しました。Gmailを共有することでたくさんのメリットがあります。ぜひ今回紹介した方法を使って頂き、仕事の効率を上げてください。