【初心者向け】Googleスプレッドシートの使い方をわかりやすく解説!

【初心者向け】Googleスプレッドシートの使い方をわかりやすく解説!

Googleスプレッドシートの使い方を初心者向けにわかりやすく解説していきます。GoogleスプレッドシートはExcelのような表計算をブラウザで実行でき、クラウド保存されたシートを他のユーザーに共有したり、PDF/Excelなどの形式でダウンロード出来ます。


目次[非表示]

  1. Googleスプレッドシートとは
  2. Googleスプレッドシートの使い方
  3. Googleスプレッドシートのおすすめアドオン
  4. まとめ

Googleスプレッドシートとは

みなさんはGoogleスプレッドシートを使っていますでしょうか?

GoogleスプレッドシートとはGoogleが開発した表計算ソフトです。表計算ソフトと言えばみなさんご存知のマイクロソフトの「Excel」が有名ですが、同じような機能がGoogleスプレッドシートでも実現されています。

更にGoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを持っていれば無料で利用することが出来ます。一度使って見ればわかるかと思いますが、このレベルのサービスが無料で利用できるのは本当にすごい事で、会社のPLや年間予算表やスケジュール表、プライベートだと家計簿やカレンダーなどもスプレットシートがあれば可能ですし、複雑な計算もこなせます。

またスプレッドシートは他のGoogleをアカウントを持っているユーザーへの共有やGoogleアカウントを持っていないユーザーへの共有も可能で、スプレッドシート自体はクラウドに保存されているので、PCで作成したスプレッドシートをiPhoneなどのスマホで閲覧・編集することも可能です。

今回の記事ではGoogleスプレッドシートの使い方をご紹介していきます。初心者向けに基本的な機能をご紹介していますので、はじめてGoogleスプレッドシートを使うという方はぜひ一読下さい。

Googleスプレッドシートの使い方

それではスプレッドシートを早速使ってみましょう。スプレッドシートを使うにはChromeなどブラウザを立ち上げましょう。その上で以下のリンクにアクセスします。

Googleスプレッドシート

Googleアカウントへのログイン画面が表示される場合は、スプレッドシートを作成〜保存までしたいGoogleアカウントでログインをしましょう。

Googleアカウントは簡単に作成することが出来ます。また今持っているアカウントとは別に複数のアカウントも簡単に作成可能です。Googleアカウントを持っていない方はアカウント作成方法については下記の記事を見て作成しましょう。

Gmailで複数アカウントを作成する方法を解説!追加/管理/サブ垢/使い分け

Gmailで複数アカウントを作成する方法を解説いたします。GmailをはじめGoogleのアカウントは複数のアカウントを作成することができ、2つ以上アカウントを持つことでメリットがあります。ぜひ新しいアカウントを追加しておきましょう。

Thumb

新規作成

Googleスプレッドシート新規作成
Googleスプレッドシートを新規作成するには、「新しいスプレッドシートを作成の中からテンプレートを選択する形となります。

今回は「空白」を選択しましょう。
無題のスプレッドシート
すると無題のスプレッドシートという登場します。こちらがスプレッドシートとなります。
※無題のスプレッドシートとなっているのはまだタイトルが設定されていないからです
スプレッドシートに文字と数字を入力
操作の仕方はExcelと似ていて、表の1マスがセルで、セルに対して文字や数値を入力し、専用の関数を使って計算などを行えます。

青い枠が現在アクティブなセルになります。

列の幅を広げる

セルに入力した文字が長くて、固定幅になっている枠線をオーバーしてしまうことがありますよね。この場合の列の幅の広げ方です。

列の幅をドラッグで広げる
列の幅は列の最上部のセルの右側の枠線をドラッグすることで、自由に広げる事が出来ます。
列をダブルクリックで広げる
また枠線に対してダブルクリックをしても列を広げることが出来ます。この場合はその列に含まれる一番文字列として長いセルにあわせて広げられます。

シートの追加と名前変更

新規シートの追加
新規でシートを追加するにはスプレッドシートの左下の「+」アイコンをクリックします。
シート2が追加される
するとすぐに「シート2」が追加されます。このまま必要に応じてシートを増やしていってもいいですが、「シート(数字)」では管理が複雑になるのでシートの名前を変更しておきましょう。
シートのメニュー
「シート2」を右クリックすると、シートの対するメニューが表示されます。

この中の「名前を変更...」を選択しましょう。
シートの名前を変更
「シート2」の名前をシートの内容にあわせた適切な名前に変更しましょう。Enterを押すことで名前が確定されます。

もちろんシートの名前は何度でも変更できますので、気軽にシートの名前を変更するようにしましょう。

シート名を長い名前にする
最初のうちはシート名が長いと、表示されているシートの名前の幅が広くなるのであまり長くしないシート名がおすすめです。

シートのコピー

1度作り込んだシートが存在していて、同じような内容のシートを作成したいときは「シートのコピー」をすると効率的です。

シートのメニューの「コピーを作成」を選択

例えば「給与計算7月」というシートが存在していて、同じような内容のシートを作成したい場合は「給与計算7月」を右クリックで表示されるメニューから「コピーを作成」をクリックしましょう。

シートのコピーが作成される
するとシートがコピーされ「給与計算7月のコピー」というシートが作成されます。シートの内容も同じで、シートの名前も「シート名+のコピー」という形になります。
コピーしたシートの名前を変更
あとはコピーで作成したシートの名前を適切な名前に変えて、内容も必要な箇所だけ変更するようにしましょう。このように以下に今まで作ったシートや計算を使い回すかがスプレッドシートを上手く使うコツになります。

交互の背景色設定

スプレッドシートにはデフォルトで背景色がついていませんが、行ごとに交互の背景色を設定すると見やすくなります。(Excelでは「テーブルとして書式設定」から設定できる機能)

交互に背景色をつけたい部分を選択
まず交互に背景色をつけたい部分を選択し、アクティブにします。
スプレッドシートの「表示形式」のメニュー
続いてスプレッドシートのメニューの「表示形式」を選択します。
スプレッドシートの表示形式のメニュー
表示形式のメニューの中から「交互の背景色...」を選択します。
行ごとに交互に背景色が付く
すると選択した部分に対して、行ごとに交互に背景色が付きます。

表の行数が多い場合は、背景色を付けた方が圧倒的に見やすいのでおすすめの方法です。

シートの削除

次に不要になったシートの削除方法を解説します。

シートの削除
不要になったシートはシート名を右クリックし「削除」をクリックしましょう。もちろんシートを削除したからといって、それを元にコピーをしたシートが芋づるで削除されることはありません。

保存

最後に作成から編集までしたスプレッドシート全体を保存しましょう!と言いたいところですが、実はスプレッドシートは自動保存機能があり、今まで編集した内容はすでに保存されています。

無題のスプレッドシート
スプレッドシートは自動保存されますが、スプレッドシートには管理しやすいように名前をつけておきましょう。スプレッドシート上部の「無題のスプレッドシート」をクリックすることで名前の編集が出来ます。

もちろん名前を編集して、確定すればスプレッドシート名は自動保存されます。デフォルトではGoogleのマイドライブに保存されているかと思います。

Googleのマイドライブには下記のリンクからアクセス出来ます。もしもマイドライブへの行き方に迷った場合は下記のリンクからアクセスしましょう。

Googleマイドライブ

共有

作成したスプレッドシートを他の人に共有する方法です。

スプレッドシートの共有ボタン
スプレッドシート右側の「共有」ボタンをクリックします。
名前を付けて下さい
共有するシートが「無題のスプレッドシート」の場合は、分かりやすいようにスプレッドシートに名前を付けておきましょう。
他のユーザーと共有
共有の仕方は大きく分けて2つあります。その一つとして、このフォームで共有したいユーザーのGoogleアカウントの名前かメールアドレスを入力して共有しましょう。
共有する際の権限
また共有者へのスプレッドシートの権限を変更出来ます。デフォルトは自由にスプレッドシートを編集できる編集者です。コメントだけ可能にするか、閲覧だけ可能という権限に変更することも出来ます。

Googleアカウントの名前かメールアドレスで共有した場合は対象ユーザーにメールが飛び、そのメール内のリンクからスプレッドシートにアクセス出来ます。

2つ目の共有の仕方として、スプレッドシートのリンクを共有する方法があります。

他のユーザーと共有
スプレッドシートの共有ボタンを押した画面で、「共有可能なリンクを取得」のアイコンをクリックします。
共有可能なリンク
すると、スプレッドシートの共有用のリンクが発行されます。このURLを共有したい人に教えれば、その相手はURLからスプレッドシートにアクセスが出来ます。

ただし共有対象の権限にはくれぐれも注意しましょう。(特に初心者の方はより注意しましょう)

リンクを知っている全員が編集可の場合は、もしもURLが他の知らない方に出回った場合に、知らない人が自由に編集できる事になります。

リンクの共有の場合の権限変更
リンクを共有する場合も権限の変更が出来ます。リンクを知っている全員が編集可/コメント可/閲覧可から選ぶか、オフにして特定のユーザーだけアクセスできるようにすることが出来ます。

適切な権限を与えた上で、スプレッドシートのリンクを共有するようにしましょう。

またスプレッドシートだけではなくGoogleのマイドライブの共有方法については詳細を下記の記事にまとめていますので、興味のある方はあわせて見てみましょう。

Googleドライブのマイドライブを共有する方法!共有フォルダの解除方法もあわせてご紹介!

Googleドライブのマイドライブを共有する方法をご紹介します。Googleドライブではファイル・フォルダの共有が設定することが可能で、簡単に共有フォルダを作成できます。また共有フォルダの解除方法もあわせて解説していきます。

Thumb

ダウンロード

作成したスプレッドシートは様々な形式でダウンロードすることが出来ます。

スプレッドシートのファイルメニュー
スプレッドシート上部の「ファイル」メニューを選択します。
形式を指定してダウンロード
「形式を指定してダウンロード」を選択し、ダウンロードする形式を選びます。

ダウンロード可能な形式としては

  • Microsoft Excel(.xlsx)
  • OpenDocument形式(.ods)
  • PDF
  • ウェブページ
  • csv
  • tsv
の形式でダウンロードが出来ます。ビジネスの世界でスプレッドシートの共有が難しい場合などPDFにして、クライアントに送信という事も簡単に行なえます。

Googleスプレッドシートのおすすめアドオン

スプレッドシートではスプレッドシートを操作したり、他のサービスとの連携、テンプレート作成など様々な機能をもったアドオンと連携することが出来ます。

まずアドオンの使い方についてご紹介します。

使い方

スプレッドシートの「アドオン」のメニュー
アドオンを利用するにはスプレッドシートのメニューのアドオンをクリックしましょう。
アドオンを取得
最初はアドオンは何も無い状態ですので、新規でアドオンを取得するには「アドオンを取得...」をクリックします。
アドオン一覧
するとアドオンの一覧と検索できる画面が登場します。

ここから必要なアドオンを選んで、追加する形になります。

おすすめアドオン「ProjectSheet planning」を使ってアドオンの導入を解説

開発プロジェクトのスケジュール管理や進捗管理などをガントチャートを使って管理したいときに「ProjectSheet planning」は便利です。

アドオン「ProjectSheet planning」の検索
アドオン取得から「ProjectSheet planning」を検索し、「+無料」でインストールしましょう。

インストールするにあたって対象のGoogleアカウントを選択する必要がありますので、利用するGoogleアカウントを選択しましょう。

ProjectSheet planningを動作させる
ProjectSheet planningのアドオンのインストールが完了したら、まっさらな新規のスプレッドシートを作成しその上で、アドオン→ProjectSheet planning→Add ProjectSheetと選択しましょう。
ProjectSheet planningでガントチャート作成
するとすぐにガントチャートのテンプレートが適用されます。あとは自由に編集して利用しましょう。

このようにアドオンを利用すると、ほしい機能やテンプレートが一瞬で手に入ります。

自身で計算式や機能を1から作ってもいいですが、時間がかかりますしすでにアドオンとしてあるものについてはそちらから利用したほうが遥かに時短になります。

「車輪の再発明」をしないように、やろうとしている事や作ろうとしている機能がすでにアドオンにないかを検索した上で仕事を進めていきましょう。

アドオンの削除

いらなくなったアドオンは忘れずに削除しましょう。

アドオンメニューから「アドオンを管理...」を選択

再びアドオンメニュから「アドオンを管理...」を選択しましょう。

インストール済アドオンの一覧
するとインストール済のアドオンの一覧が表示されます。

削除するアドオンの右側の「管理」ボタンを押しましょう。
アドオンの管理
アドオンの管理メニューから「削除」を選択することで、アドオンの削除が行なえます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。Googleスプレッドシートの初心者向けに基本的な使い方やアドオンについてご紹介してきました。

スプレッドシートには今回ご紹介した機能以外にも様々な便利機能があります。スプレッドシートを使いこなせる事はIT業界のみならず、様々な業界の方にとって仕事の幅が広がるツールになりえます。

取引先でもGoogleスプレッドシートが使い始めていて、使わざるを得なくなったという方もいるとかと思いますが、ぜひ自らの意思でGoogleスプレッドシートを使ってみて、その便利な機能を体感するのと、ご自身の仕事ややりたいことに活かしていきましょう。