SharePointのドキュメントライブラリとは？
Microsoft SharePoint には、「ドキュメントライブラリ 」という機能が用意されています。ドキュメントライブラリとは、SharePointのクラウド上にファイルをアップロードして他のメンバーとファイルの共有を行うことができる機能です。各メンバーごとにファイルアップロード・ダウンロードだけでなく、直接ファイルを編集するといったことも行えますよ。この記事では、SharePointのドキュメントライブラリの使い方をご紹介していきます。
SharePointのドキュメントライブラリの使い方
ファイルのアップロード それでは、SharePointのドキュメントライブラリの使い方を説明します。まずはファイルをアップロードしてみましょう。
画面上部の「アップロード」をクリックしてメニューの「ファイル」・「フォルダー」・「テンプレート」からアップロードする対象をクリックして、ダイアログボックスからアップロードするファイルを選択すればOKです。
これで、ファイルやフォルダをアップロードすることができます。ちなみに、アップロードしたいファイルやフォルダを直接ドキュメントライブラリ内にドラッグ＆ドロップすることでもアップロードは可能ですよ。
新規ファイルの作成
「新規」ボタンをクリックするとメニューが開き、「フォルダー」・「Word文書」・「Excelブック」・「PowerPointプレゼンテーション」・「OneNoteノートブック」・「Excelアンケート」・「Visio図面」・「リンク」・「テンプレートの追加」といった新規アイテムを作成することができますよ。Microsoftの機能を選択した場合は、新しいタブで該当のサービスが起動します。
「[新規]メニューの編集」では、これらの項目の表示・非表示を切り替えることができます。
ファイルの共有
アップロードしたファイル・フォルダを他のユーザーと共有するには、マウスオーバーすると表示される「選択したアイテムを他のユーザーと共有する」ボタンをクリックしましょう。
「リンクの送信」画面が表示されるので、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリックして対象を設定してから「宛先、名前、グループ、またはメール」で共有相手を選択して「送信」をクリックしましょう。「リンクのコピー」の「コピー」ボタンをクリックすれば、共有用のリンクがクリップボードにコピーされます。
「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリックすると、対象一覧が表示されます。「リンクを知っている（チーム名）のユーザー」・「既存アクセス権を持つユーザー」・「特定のユーザー」から選択しましょう。もし「リンクを知っているすべてのユーザー」を選択している場合は誰でも編集権限を持ってしまうため、その他の設定の「編集を許可する」のチェックボックスを無効化しておくことをおすすめします。設定が完了したら「適用」をクリックして前の画面に戻り、リンクの共有を行いましょう。
ファイル操作の項目について
ファイルを選択した状態では、画面上部のメニューに「グリッドビューでの編集」・「共有」・「リンクをコピー」・「ダウンロード」・「OneDriveへのショートカットの追加」・「削除」・「上部に固定」などの操作が表示されます。
表示しきれない項目は「…」をクリックして開くことができます。「名前の変更」・「移動」・「コピー」などのファイル操作もここから行います。管理者が設定するとおすすめなのが「通知」で、ファイルやフォルダの編集が行われた際にメールなどで通知するように設定することができますよ。 
