Excelでpdfファイルに変換しよう!pdf化して出力する方法を解説!

Excelでpdfファイルに変換しよう!pdf化して出力する方法を解説!

Excelで資料を作成した時にpdf形式で送付してくださいと依頼を受けたことはありませんか。Excelファイルを印刷した後にスキャナーで読み込んで変換するよりも簡単な方法があります。今回はExcelでpdfファイル形式に変換する方法をご紹介していきます。


目次

  1. Excelをpdfファイルに変換したい!
  2. Excelをpdfファイルに変換する方法!
  3. まとめ

Excelをpdfファイルに変換したい!

Excelをpdfにするケースはどのようなケースが考えられるでしょうか?

例えば受け取り側のパソコンまたはスマートフォンにExcelが入っていないケースが考えられます。もうひとつはこちらで作成した資料を上書きで改ざんされたくない場合が考えられます。

パソコンまたはスマートフォンにExcelが入っていなくても、pdf形式ならばAdobe Readerで閲覧することが可能で、Excelが入っていなくても印刷することが可能です。

また、pdfに出力させておくことでWebブラウザ上でもそのまま閲覧することができますので、Excel形式のファイルをインターネット上に公開するときにpdf化してアップロードすれば、受け取り側の環境を気にしなくても誰でも閲覧が可能となります。

Excelをpdfファイルに変換する方法!

Excel形式のファイルをpdfに変換する方法は2種類あります。

ひとつ目は「名前をつけて保存」からpdfファイルに変換する方法で、二つ目はExcelのバージョンによって異なりますが、Excel2013以降では「エクスポート」で変換する方法となります。

Excelファイルを「名前をつけて保存」でpdfに変換する

リボンの[ファイル]タブを選択してクリックします。

「名前を付けて保存」を選択してクリックします。

保存するフォルダを選択後にファイル名を入力し、下段のファイル形式(デフォルトでは「Excelブック(*.xlsx)」)の右側の下矢印をクリックします。

ドロップダウンされたリストから「PDF(*.pdf)」を選択してクリックします。

ファイルの種類が「PDF(*.pdf)」①となっていることを確認して、「保存」ボタン②をクリックします。

「名前を付けて保存」は、上記の方法で指定のフォルダ内にpdf化されたデータが保存されます。

ファイル名はExcelファイルと同名であっても拡張子が異なりますのでファイル名を変更する必要はありません。

必要に応じて変更するようにしましょう。

Excelファイルを「エクスポート」でpdfに変換する

リボンの[ファイル]タブを選択してクリックします。

「エクスポート」を選択してクリックします。

「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。

指定したフォルダの場所を確認し、ファイル名を入力して下段のファイルの種類が「PDF(*.pdf)」になっているのを確認(ダイアログボックスが開いた状態ですでにファイル形式は「PDF(*.pdf)」になっております)してから①、「発行」ボタン②をクリックします。
 

「エクスポート」は、上記の方法で指定のフォルダ内にpdf化されたデータが保存されます。

なお、Excel2010では「エクスポート」という項目が「保存と送信」という名称となっております。

まとめ

今回はExcelのファイルをpdfにする2つの方法を紹介しました。

Excelからpdfに変換した際には、保存されたファイルを一度開いてみてpdfプレビューソフトで閲覧できるか確認するようにしましょう。

特に仕事上では依頼を受けた資料が開けないと行ったトラブルは誤字・脱字と同様に信用を大きく損うものです。

ファイルを送付する前に一度は紙に印刷して、誤字・脱字・計算間違い・文字切れがないかの確認を行ってから送付するように心がけましょう。


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