Outlookでメールの振り分けをするメリット
Outlookを使っていて、受信トレイにたくさんのメールが届いて確認しづらい…と感じたことはありませんか？そういった場合には、メールの自動仕分けを設定してみましょう。Outlookの受信トレイ内でフォルダ分けを行い、メールの分類ごとに振り分けるように設定することができますよ。
例えば、仕事用のメールは「ビジネス」フォルダに、プライベート用のメールは「プライベート」フォルダに分けるようにするだけでも、かなり使い勝手がよくなりますよ。
この記事では、Outlookでメールの振り分けをする方法をご紹介していきます。
Outlookでメールの振り分けをする方法
それでは、Outlookでメールの振り分けをする方法を説明します。
過去のメールを仕分けするには？
仕分けルールを作成した後に受信したメールには、仕分けルールが適用されて自動的に設定したフォルダに入れられます。しかし、仕分けルールを作成する前に受信したメールについては自動仕分けなどは行われないため、手動でフォルダ分けを行う必要があります。
Outlookでメールの振り分けが上手く出来ない場合は？
ルール指定がしっかりできていない
例えば「特定のメールアドレスからのメールがフォルダに入らない」「Gmailから送られてくるメールはGmailフォルダに入れたいのに、Gmailフォルダに入らない」といった場合は、設定したルールを確認してみましょう。ルールを入力する際に誤字やスペースを入れてしまうといったミスがあったり、フォルダの指定が正しく行われていない場合は振り分けがきちんと行われなくなってしまいます。
メールが迷惑メール扱いされていないか？
受信したメールが迷惑メール扱いにされてしまった場合、メールの仕分けルールを設定していても迷惑メールフォルダに入れられてしまいます。この場合は迷惑メールフォルダをチェックしてみてください。
ルールがおかしくなっていないかどうか確認する
メール仕分けのルールは複数設定することが可能ですが、複数のルールを設定した結果条件がおかしくなってしまう・別のルールとバッティングしてしまうといった事も起こりえます。仕分けルールをできるだけシンプルに設定することで、こういったトラブルは回避することができます。