Google 管理コンソールの特徴
Googleのサービスを会社などの組織で使う場合の必須ツールG Suiteこと「Google 管理コンソール」。
クラウドサービスはGoogle以外にもたくさんありますが、Google管理コンソールにはずば抜けて高いセキュリティを誇っています。
物理的にもシステム的にも強固であるほか、セキュリティ面で基本料金を請求されることはありませんので、コストパフォーマンスも抜群でしょう。
また、Google管理コンソールで管理できるGoogleサービスは、GmailやGoogle Drive・Googleドキュメントなど個人でも使えるサービスばかりですので、既にそういったGoogleサービスを使ったことがある方であれば研修コストも小さくなるでしょう。
Google 管理コンソールの活用例
Google管理コンソールは様々な場面で役立つサービスです。特に会社などの組織にとって大変便利な機能が揃っていますので、簡単な活用例をいくつか見ていきましょう。
社内のメール管理
社内メールをGmailで管理することで、全てのメールを監視することが可能です。
admin権限を持つアカウントであれば、管理下にあるアカウントには全てアクセスすることが出来るので、ビジネスメールトラブルの確認などにも役立つでしょう。
利用サービス制御
Google管理コンソールで発行したアカウントで利用できるサービスを制御することができます。
- Gmailだけ禁止
- Google Driveだけ禁止
- Google Driveの特定フォルダ・ファイルへのアクセスを禁止
- 管理されている連絡先へのアクセスの禁止
特に、社内データをGoogle Driveで管理している場合は役職に合わせてアクセスできる対象を制御することも出来るので、
- 部長などの管理職のみがアクセスできるフォルダ
- 新人には触らせたくないフォルダ
仕事上触る必要のないファイルに触れる状態というのはセキュリティ上の問題が大きく、情報漏洩に繋がってしまいかねないので適切なアクセス権限をGoogle管理コンソールで制御するようにしましょう。
支払い管理
Googleサービスを中には有料プランや完全有料のサービス・機能が存在します。
個人適用するのであれば各自で支払えばいいですが、会社などの組織で利用する場合は経費の兼ね合いで支払いを一つにまとめたいはずです。
Google管理コンソールを使えば、管理下にあるアカウントで発生する支払いを全て一つにまとめることができ、請求から支払いまでを効率化することが可能です。
どのアカウントで何の支払いが発生しているのか、どういったプラン・ライセンスが付与されているのかもGoogle管理コンソールで管理できる管理者アカウントならチェックすることができるため、マネジメント効率・経理効率も上がるでしょう。
モバイル端末の管理
会社専用のスマホを支給している会社もあるでしょう。
そういった会社で管理すべきスマートフォンは、Google管理コンソールのモバイル管理機能を使って制御することができます。
モバイル管理機能を使うことで、
- Google管理コンソールから設定したパスコード(セキュリティコード)の使用・更新
- 使用するセキュリティ機能の管理
- インストールするAndroidアプリの管理
- モバイルレポート(アクセスログなど)
会社にいないことが多い営業マンや出張が多い社員などに会社用スマホを渡す場合は、モバイル端末の管理機能を使って、盗難・紛失に備えたり、私的利用されないように管理するのも使い方の一つでしょう。