SharePointのチェックアウト・チェックインとは？
Microsoft SharePointで、チェックアウト・チェックインとは何かご存知でしょうか？SharePointでは自分以外のユーザーとファイル共有を行うことができますが、自分がファイルの編集を行っている最中に他のユーザーがファイルを編集したりすると困ってしまいますよね。そこで使用するのが「チェックアウト」です。チェックアウトはファイルの編集をロックすることができる機能で、チェックアウトしたファイルは他のユーザーは閲覧はできても編集することができなくなります。
「チェックイン」は、チェックアウトしたファイルの編集ロックを解除することです。チェックインすることで他のユーザーもファイルの編集が行えるようになります。チェックインは該当ファイルをチェックアウトしたユーザーにしか行えないので、編集が完了したら必ずチェックインするようにしましょう。
SharePointのチェックアウト・チェックインのやり方
チェックアウト・チェックインのやり方
それでは、SharePointのチェックアウト・チェックインのやり方を説明します。まずはチェックアウトしたいファイルをクリックして選択した状態で「…」をクリックしてメニューを開き、「チェックアウト」をクリックしましょう。
これでファイルをチェックアウトすることができます。チェックアウトしたファイルには赤丸に右下矢印が表示されているマークが付くので簡単に判別できるほか、ファイルにマウスカーソルを乗せた時に表示されるウィンドウで「このアイテムをチェックアウトしました。他のユーザーは編集できません。」と表示されるので判別可能です。
チェックアウトしたファイルはそのままだと他のユーザーが編集することができないので、必要な操作を終えたらチェックインしましょう。チェックアウトしたファイルを選択してから「…」をクリックして、メニューの「チェックイン」をクリックしましょう。
「～をチェックイン」画面が表示されるので、コメントにファイルの変更履歴や注意点などを記入して「チェックイン」ボタンをクリックしましょう。これでチェックインが行われ、他のユーザーがファイルを編集できるようになりますよ。
チェックアウトの破棄
もしファイルの編集を取りやめてチェックアウトする前の状態に戻したい場合は、対象ファイルを選択した状態で「…」をクリックして、メニューの「チェックアウトの破棄」をクリックしましょう。
「チェックアウトを破棄しますか？」と表示されるので、「はい」をクリックしましょう。これで、対象のファイルがチェックアウトを行う前の状態に戻りますよ。
チェックアウトを行っているユーザーの確認
特定のファイルをチェックアウトしているユーザーを確認したい場合は、ファイルにマウスカーソルを乗せると表示されるウィンドウの「詳細を表示」をクリックしましょう。アクティビティが一番新しいユーザーが、チェックアウトを行っているユーザーです。また自分がチェックアウトを行っている場合は「このアイテムをチェックアウトしました。」と表示されます。
複数ファイルのチェックアウト・チェックインのやり方
複数のファイルを同時にチェックアウトするには、チェックアウトしたいファイルの左側のチェックマークをクリックして選択状態にしてから「…」ボタンをクリックしてメニューの「チェックアウト」をクリックしましょう。
チェックインする場合も同様に、対象のファイルの左側に表示されているチェックマークをクリックして選択状態にしてから「…」をクリックしてメニューの「チェックイン」をクリックしましょう。
「～個のアイテムをチェックイン」と表示されるので、コメントを入力して「チェックイン」ボタンをクリックしましょう。これで、チェックインが行われますよ。