Outlookでメールの振り分けをする方法!上手く行かない場合はどうすればいい?

Outlookでメールの振り分けをする方法!上手く行かない場合はどうすればいい?

Outlookでは、受信したメールの振り分けを自動的に行い、指定したフォルダに入れるように設定することができます。メールの仕分けを自動的に行うように設定すると使い勝手がよくなりますよ。この記事では、Outlookでメールの振り分けをする方法を説明しています。


目次[非表示]

  1. Outlookでメールの振り分けをするメリット
  2. Outlookでメールの振り分けをする方法
  3. Outlookでメールの振り分けが上手く出来ない場合は?

Outlookでメールの振り分けをするメリット

Outlookを使っていて、受信トレイにたくさんのメールが届いて確認しづらい…と感じたことはありませんか?そういった場合には、メールの自動仕分けを設定してみましょう。Outlookの受信トレイ内でフォルダ分けを行い、メールの分類ごとに振り分けるように設定することができますよ。

例えば、仕事用のメールは「ビジネス」フォルダに、プライベート用のメールは「プライベート」フォルダに分けるようにするだけでも、かなり使い勝手がよくなりますよ。

この記事では、Outlookでメールの振り分けをする方法をご紹介していきます。

Outlookでメールの振り分けをする方法

それでは、Outlookでメールの振り分けをする方法を説明します。

「フォルダーの作成」をクリックし、名前を付けてEnterキーを押す
まずはメールアカウントをクリックして「フォルダーの作成」をクリックしましょう。受信トレイ内にフォルダが作成されるので、名前を付けてEnterキーを押して保存しましょう。
ウィンドウ上部「ホーム」タブをクリックして、リボンメニュー右側の「ルール」をクリック
フォルダを作成したら、ウィンドウ上部「ホーム」タブをクリックして、リボンメニュー右側の「ルール」をクリックしましょう。
「仕分けルールと通知の管理」をクリック
ルールのメニューが表示されるので、「仕分けルールと通知の管理」をクリックしましょう。
ウィンドウ上部の「新しい仕分けルール」をクリック
「仕分けルールと通知」ウィンドウが表示されます。ウィンドウ上部の「新しい仕分けルール」をクリックしましょう。
「ステップ1」の項目からルールを選択して、「ステップ2」の項目で詳細を設定
自動仕分けウィザードが表示されます。「ステップ1」の項目からルールを選択して、「ステップ2」の項目で詳細を設定しましょう。例を挙げますと、ステップ1で「特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する」を指定したら、ステップ2で「差出人」と「指定フォルダー」を選択して「完了」をクリックすれば、特定の差出人からのメールを選択したフォルダに自動的に仕分けしてくれるようになります。

過去のメールを仕分けするには?

仕分けルールを作成した後に受信したメールには、仕分けルールが適用されて自動的に設定したフォルダに入れられます。しかし、仕分けルールを作成する前に受信したメールについては自動仕分けなどは行われないため、手動でフォルダ分けを行う必要があります。

「仕分けルールと通知」ウィンドウを開き、ウィンドウ上部の「仕分けルールの実行」をクリック
「仕分けルールと通知」ウィンドウを開き、ウィンドウ上部の「仕分けルールの実行」をクリックしましょう。
「仕分けルールの実行」ウィンドウで「今すぐ実行」ボタンをクリック
「仕分けルールの実行」ウィンドウが表示されます。設定してあるルールの中から適用したいものを選択してから、対象フォルダーを選びます。そして「今すぐ実行」ボタンをクリックすれば、過去に届いたメールが自動仕分けされますよ。

Outlookでメールの振り分けが上手く出来ない場合は?

ルール指定がしっかりできていない

例えば「特定のメールアドレスからのメールがフォルダに入らない」「Gmailから送られてくるメールはGmailフォルダに入れたいのに、Gmailフォルダに入らない」といった場合は、設定したルールを確認してみましょう。ルールを入力する際に誤字やスペースを入れてしまうといったミスがあったり、フォルダの指定が正しく行われていない場合は振り分けがきちんと行われなくなってしまいます。

メールが迷惑メール扱いされていないか?

受信したメールが迷惑メール扱いにされてしまった場合、メールの仕分けルールを設定していても迷惑メールフォルダに入れられてしまいます。この場合は迷惑メールフォルダをチェックしてみてください。

ルールがおかしくなっていないかどうか確認する

メール仕分けの詳細設定画面

メール仕分けのルールは複数設定することが可能ですが、複数のルールを設定した結果条件がおかしくなってしまう・別のルールとバッティングしてしまうといった事も起こりえます。仕分けルールをできるだけシンプルに設定することで、こういったトラブルは回避することができます。


関連記事