gmailの署名・シグネチャとは
シグネチャという言葉をご存知でしょうか。意味は「署名」で、メールでは最後に入れる署名のことを指します。
gmailではこのシグネチャを設定することで、メールの作成時に署名が自動で挿入されるようになります。
自動で署名が挿入されることで毎回署名を入力する手間が省けますし、テンプレートを複数作成しておくことで、送信先ごとに変更することも可能となるためかなり便利です。
gmailの署名・シグネチャを設定する方法
署名・シグネチャを設定する方法を順番にご紹介します。
署名・シグネチャを設定しよう
それでは、gmailのシグネチャを設定の仕方について説明します。まずはホーム画面右上の歯車アイコンをクリックして、メニューの「設定」を開きましょう。
設定メニューが表示されたら、「全般」タブの下のほうへスクロールすると「署名」という入力フォームがあります。ここにシグネチャとして使う書名を設定することができます。
このように、テンプレートを入力すればオーケーです。区切りに使う線は長過ぎると環境によってはおかしな表示になってしまうので、丁度良い長さにしましょう。
あとは、「全般」タブの一番下までスクロールして「変更を保存」ボタンをクリックすれば作成したシグネチャが保存されます。
メールの作成時に、先ほど登録したシグネチャが挿入されるようになりました。これで毎回テンプレートをコピー&ペーストするといった手間は不要になります。
署名・シグネチャを変更するには？
お客様向けの署名や社内用の署名など複数のシグネチャを使う必要がある場合の登録・変更の仕方を説明します。
ホーム画面右上の歯車アイコンをクリックして、メニューの「設定」を開きましょう。
設定メニューの「Labs」タブにある「返信定型文」にある「有効にする」ボタンをクリックしてオンにし、「変更を保存」ボタンをクリックしましょう。
次に、メールの作成画面を表示します。予め作っておいた別の署名を挿入し、右下にある下矢印ボタンをクリックしましょう。
メニューの中に「返信定型文」の項目が追加されています。「返信定型文を作成」をクリックしましょう。
返信定型文に名前を付けることができます。名前を付けたら「OK」ボタンをクリックして保存しましょう。
これを繰り返して、必要な数の署名を返信定型文に登録します。
メールの作成時に署名を切り替える必要が出た時に、すでに挿入されている署名を消してから右下にある下矢印ボタンをクリックして、「返信定型文」の「挿入」メニューから必要な署名を選択してクリックします。
登録した署名に変更することができました。
gmailでは署名を1パターンしか登録できないので、このように返信定型文を署名の変更用として使うと便利です。
ただこの方法はメールのタイトルが返信定型文のタイトルになってしまうので、そこは修正するように注意しましょう。
gmailの署名の上についている線を消したいときは
gmailに登録したシグネチャが挿入されて便利になったはいいものの、なぜか画像のように線が挿入されていますね。
入力していないこの線が不要な場合は、設定から削除することが可能です。ホーム画面右上の歯車アイコンをクリックし、「設定」を開きましょう。
「全般」タブの「署名」の項目で、入力フォームの下に「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の「--」行を削除する。」というチェックボックスがあるので、これをクリックしてオンにしましょう。
これで、署名の手前に付いていた線を削除できました。