Excelの改ページプレビューとは？
Excelで資料などのファイルを作成して、印刷しようとしたら思うように印刷設定が行えないという経験をしたことのある方は少なくないと思います。印刷したいセルが印刷範囲からはみ出して2ページになってしまったり、どのように印刷されるのか毎回プレビューを確認するのが疲れた…というのはありがちですよね。そういう場合は、「改ページプレビュー」を使用してみましょう。改ページプレビューとは、エクセルの編集画面でそのまま印刷範囲を表示させることのできる機能です。改ページプレビューを使えば、印刷時に枚数が何ページになるのか・どこまでが印刷範囲になるのかを確認するだけでなく、自分で直接印刷範囲を設定することが可能になります。この記事では、Excelの改ページプレビューで印刷範囲を設定する方法をご紹介していきます。
Excelの改ページプレビューで印刷範囲を設定する方法
それでは、Excelの改ページプレビューで印刷範囲を設定する方法を説明します。
Excelで改ページプレビューを使用したいファイルを開いたら、ウィンドウ上部タブ「表示」をクリックしてリボンメニューを開き、「ブックの表示」項目の「改ページプレビュー」をクリックしましょう。
もしくは、ウィンドウ右下・スケールバーの左側にある「改ページプレビュー」アイコンをクリックすることでも改ページプレビューに変更することができます。
これが、改ページプレビュー表示です。入力が行われているセルのみが表示され、空欄のセルがグレーアウトされて非表示になります。このため、印刷範囲の確認が非常に楽になりますよ。画像では、印刷範囲に「1ページ」と表示されていますが、これはあくまでプレビューなので印刷時にこの文字まで印刷されることはありませんのでご安心ください。表示しているセルを囲んでいる青い線の内側が印刷範囲となっており、この青い線はドラッグすることで範囲拡大・縮小を行うことができます。不要な範囲は線を動かしてグレーアウトしてみましょう。セルが多い場合は青い点線で区切りが入り、区切られた範囲が「2ページ」扱いとなって分割されます。このため、複数ページの場合も印刷時にどうなるのかが非常に分かりやすくなっています。もし区切りが不要で2ページ扱いになっているものを1ページにまとめたいという場合は、青い点線をドラッグしてセルの外側に持っていってドロップすることで青い点線を消去して、1ページにまとめることができますよ。
実際に、「ファイル」→「印刷」から印刷プレビューを見てみると、改ページプレビューに表示されている通りのプレビューが表示されるはずです。全く同じなので、改ページプレビューを使えばいちいち印刷プレビューを確認しなくてもいいのが便利ですね。
