Teamsのシフトの使い方をご紹介！Teamsで出勤管理をしよう

Microsoft Teamsには、スケジュール管理用の機能である「シフト」が用意されています。出勤ボードに各メンバーのシフトを入力して管理することのできる機能で、各メンバーも出勤ボードを確認することができる以外にもシフトの交換や休暇の申請を行うことが可能で、管理者・従業員ともにシフトを管理しやすくなりますよ。なお、シフトは「
Microsoft 365 F1」以上の有料プランで使用可能です。

それでは、Teamsのシフトの使い方を説明します。ウィンドウ左側メニューの「…（さらに追加されたアプリ）」をクリックして開き、アプリ一覧から「シフト」をクリックしましょう。

「チームのスケジュールを作成」ウィンドウが表示されるので、自分が管理しているチームの右側に表示されている「作成」ボタンをクリックしましょう。

「（チーム名）のタイムゾーンを確認」ウィンドウが表示されます。タイムゾーンが「（UTC+09:00）大阪、札幌、東京」・「最も近い都市」が近くの都市になっていることを確認してから「確認」ボタンをクリックしましょう。

これでチームの出勤ボードが作成できました。「名前のないグループ」内にチーム内の各メンバーが左に表示されます。グループ名は名前の右側にある「…（その他のオプション）」から「グループ名を変更」をクリックして入力することができます。

シフトを作成して割り当てるには、割り当てたいメンバーのスケジュール内の空いているシフトにマウスカーソルを乗せると表示される「…（その他のオプション）」をクリックして開き、「シフトの追加」をクリックしましょう。

「シフトの追加」ウィンドウが開くので、メンバー・日時・ラベル・休憩時間・メモを入力して「保存」をクリックしましょう。これでシフトが作成されます。

作成したシフトは、スケジュールの右上に表示されている「チームと共有」をクリックすることでメンバーと共有することができます。共有を行わないとシフトを作成しても他のメンバーに反映されないので、注意しましょう。

「チームと共有」ウィンドウが表示されます、ここからカレンダーをクリックして、シフトの期間設定を行いましょう。設定が完了したら「共有」ボタンをクリックすれば反映されますよ。

「リクエスト」はメンバー側も使用可能な機能です。シフトが決まったあとに用事や体調が悪いという場合に休暇やシフトの交換を申請することができます。「リクエスト」タブをクリックして、「新しいリクエスト」をクリックしましょう。

「新しいリクエスト」ウィンドウが表示されるので、「休暇・交換・提示」からリクエストを選択して、開始日・終了日（終日ボタンから終日にすることが可能）・理由・メモを入力して「リクエストの送信」ボタンをクリックしましょう。

リクエストが送信されると、管理者にはこのようにリクエストが表示されます。「承認」ボタンをクリックすることでリクエストを許可・「拒否」ボタンからリクエストを却下することができます。

「設定」タブからタイムカード機能を設定することができます。一番下までスクロールして「業務時間記録」項目の「セットアップを開始」ボタンをクリックしましょう。

「業務時間のセットアップ」ウィンドウが表示されるので、「有効にする」ボタンをクリックすることでスマホのTeamsアプリでタイムカードを使用して勤務時間の打刻ができるようになりますよ。「モバイルアプリの位置検出を含める」のチェックボックスをオンにすると、特定の位置にいなければ出勤・退勤ができないように設定することも可能です。