2020年09月02日

【作業を効率化】Outlookで便利なショートカット10選を紹介！

メールソフト・Outlookを利用していて、メール作業を効率化させてスピードアップしたいと思ったことはありませんか？そういった場合はショートカットキーを利用してみましょう。この記事では、Outlookで便利なショートカット10選をご紹介していきます。

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Outlookでショートカットを使うメリット
Outlookで便利なショートカット10選

Outlookでショートカットを使うメリット

Microsoft Officeのメールソフト・Outlook（アウトルック）を使用するときに、ショートカットキーを意識したことはありませんか？基本的に、パソコンで動作するアプリケーションはショートカットキーが用意されていることが多いですよね。

ショートカットキーを使えば、アプリケーション内で操作をするためにマウスカーソルを移動してメニューを開いて操作したい項目を選択して…といった作業をショートカットキー一つで解決することができるので非常に便利ですよ。何よりOutlookは入力作業が多いメールソフトなので、マウスを操作せずにキーボードだけで操作が行えればそれだけで作業量が減りますし、時短にもなるためかなりの効率化が見込めますよ。この記事では、Outlookで便利なショートカット10選をご紹介していきます。

Outlookで便利なショートカット10選

メールを検索するショートカットキー

「Ctrlキー+Eキー」でメールを検索 — メールを検索するショートカットキーは「Ctrlキー+Eキー」に設定されており、入力すると検索タブが開いて検索窓にカーソルが移動しますよ。そのまま検索したいメールのキーワードを入力してEnterキーを押すことでメールの検索が行えます。

リボンメニューを開閉するショートカットキー

「Ctrlキー+F1キー」でリボンメニューを開閉 — Outlookのウィンドウ上部にはリボンメニューが表示されていますが、画面を大きく使いたい場合にはリボンメニューが邪魔だと感じるケースもあるかと思います。

リボンメニューが邪魔だと感じたら「Ctrlキー+F1キー」がリボンメニューの開閉ショートカットキーとなっているので押してみましょう。すぐにリボンメニューが閉じますよ。サイドリボンメニューを開きたい場合は同じく「Ctrlキー+F1キー」を押しましょう。

受信トレイに移動するショートカットキー

受信トレイを開くことのできるショートカットキーは「Ctrlキー+Shiftキー+Iキー」です。CtrlキーをShiftキーを押しながらIキーを押す、といった感じで入力すれば、すぐに受信トレイを開くことができますよ。

メールの選択をするショートカットキー

受信トレイ内のメール一覧からメールを選択する際に、キーボードの「↑」・「↓」キーでメールの選択を行うことができますよ。選択したメールは「Enterキー」を押すことで開くことができます。

新規メールを作成するショートカットキー

「Ctrlキー+Nキー」でメールを作成 — 新規メールを作成する場合は、ウィンドウ左上の「新しいメール」をクリックしてメール作成画面を呼び出しますが、ショートカットキーの「Ctrlキー+Nキー」を同時押しすることでメール作成画面を表示させることができますよ。

メールの項目移動を行うショートカットキー

「Tabキー」で入力欄を変更 — メールの作成画面で、宛先やCC・件名・本文の入力欄にカーソルを移動するのにいちいちマウスを使うのは面倒ですよね。この入力欄でのカーソル移動は「Tabキー」を押してみましょう。Tabキーを押すことで現在カーソルが表示されている入力欄から次の入力欄にカーソルが移動しますよ。

ちなみに、「Shiftキー+Tabキー」を押した場合は現在カーソルが表示されている入力欄の手前の入力欄にカーソルが移動します（逆移動）。

フォントサイズの拡大・縮小を行うショートカットキー

「Ctrlキー+]キー」でフォントサイズを変更 — 本文の入力時にフォントサイズが小さいと感じたら「Ctrlキー+]キー」でフォントサイズを1つずつ拡大することができます。逆に大きいと感じたら「Ctrlキー[キー」でフォントサイズを1つずつ縮小することができますよ。

メールを送信するショートカットキー

「Altキー+Sキー」でメールを送信する — 「新規メール作成画面を開く」→「入力欄のカーソルを移動する」の手順を全部ショートカットキーで行えることを説明しましたが、送信ボタンもショートカットキーが用意されているのでメールの作成をすべてキーボードだけで行うことができますよ。メールの送信を行うショートカットキーは「Altキー+Sキー」です。

ちなみに「Ctrlキー+Enterキー」でも送信することが可能で、初回操作時にはショートカットキーとして設定するかどうか尋ねられます。

メール画面・予定表・アドレス帳・ToDoリストへと移動するショートカットキー

outlookの予定表 — Outlookにはメール機能だけでなく予定表（カレンダー）・アドレス帳・ToDoリスト機能も備わっています。これらの機能の切り替えはウィンドウ左下に表示されている機能アイコンをクリックすることで画面遷移できますが、このアイコンが小さいためパパッと画面遷移するにはちょっと面倒ですよね。

これらの機能の画面遷移も、ショートカットキーを使うことで素早く行うことができます。メール画面に移動したい場合は「Ctrlキー+1キー」・予定表画面に移動したい場合は「Ctrlキー+2キー」・アドレス帳画面に移動したい場合は「Ctrlキー+3キー」・ToDoリスト画面に移動したい場合は「Ctrlキー+4キー」を押すことで瞬時に画面遷移を行うことができますよ。

印刷画面に移動するショートカットキー

Outlookの印刷画面 — Outlookではメールを印刷することができますが、印刷する場合は画面遷移があるため多少操作が面倒ですよね。ここでもショートカットキーを利用することで楽に印刷画面まで移動することができます。

「Altキー」を押すとキーボードで各種ボタンを操作することができるようになるので、「Fキー」でファイルを開き、アカウント情報画面で「Pキー」を押すと印刷画面が表示されますよ。そのまま印刷を行うなら「Pキー」・プリンターを選択するなら「Iキー」・印刷ダイアログボックスを開くなら「Rキー」を押しましょう。

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