2020年09月08日

【フォルダ分け】Outlookの受信メールを振り分けをする方法！

【フォルダ分け】Outlookの受信メールを振り分けをする方法！

メールソフト・Outlookを使用していて、受信したメールの自動メール振り分けを行いたいと思ったことはありませんか？自動でメールをフォルダーに振り分けるように設定すると便利ですよ。この記事では、Outlookの受信メール振り分けをする方法をご紹介しています。


目次[非表示]

  1. Outlookの受信メールの振り分けをしたい
  2. Outlookの受信メールを振り分けをする方法

Outlookの受信メールの振り分けをしたい

メールソフト・Outlookを使用していて、メール振り分けを自動で行いたいと思ったことはありませんか？この場合は仕分けルールを作成して自動で振り分けを行うのがおすすめですよ。この記事では、Outlookの受信メールを振り分ける方法をご紹介していきます。

Outlookの受信メールを振り分けをする方法

それでは、Outlookの受信メールを振り分けをする方法を説明します。

メールフォルダーを作成する

「フォルダー」をクリックして開き、リボンメニューの「新規作成」項目の「新しいフォルダー」をクリック
まずはOutlookのウィンドウ上部タブ「フォルダー」をクリックして開き、リボンメニューの「新規作成」項目の「新しいフォルダー」をクリックしましょう。
「新しいフォルダーの作成」ウィンドウ
「新しいフォルダーの作成」ウィンドウが表示されます。「名前」にメールフォルダーの名前を入力して、「フォルダーに保存するアイテム」は「メールと投稿アイテム」を選択します。「フォルダーを作成する場所」は「受信トレイ」を選択して「OK」をクリックしましょう。
メールフォルダーの作成
これで、受信トレイ内にメールフォルダーが作成されました。

メール振り分け設定を行う

メールフォルダーを作成したら、次はメール振り分け設定を行いましょう。

「ホーム」タブをクリックしてリボンメニューを開く→「移動」項目の「ルール」をクリック→メニューの「仕分けルールと通知の管理」をクリック
ウィンドウ上部の「ホーム」タブをクリックしてリボンメニューを開き、「移動」項目の「ルール」をクリックして表示されるメニューの「仕分けルールと通知の管理」をクリックしましょう。
「仕分けルールと通知」ウィンドウの「電子メールの仕分けルール」タブをクリックして開き、「新しい仕分けルール」をクリック
「仕分けルールと通知」ウィンドウが表示されるので「電子メールの仕分けルール」タブをクリックして開き、「新しい仕分けルール」をクリックしましょう。
「自動仕分けウィザード」ウィンドウの「新しい仕分けルールを作成」項目の「受信メッセージにメールを適用する」を選択して「次へ」をクリック
「自動仕分けウィザード」ウィンドウが表示されます。まずは新しい仕分けルールのテンプレートを選択する必要があるので、「新しい仕分けルールを作成」項目の「受信メッセージにメールを適用する」を選択して「次へ」をクリックしましょう。
「条件を指定してください」の画面で各種条件を設定する
「条件を指定してください」画面が表示され、各種条件を設定することができます。「差出人が名前・パブリックグループの場合」・「件名に特定の文字が含まれる場合」・「指定されたアカウントを稀有湯した場合」・「宛先に自分の名前がある場合」など、様々な条件の中から選択したいもののチェックボックスをオンにしてから「次へ」をクリックしましょう。

もし仕分けルールの説明編集が必要なものの場合は「仕分けルールの説明を編集してください」に表示されている項目をクリックします。
「文字の指定」ウィンドウで条件を入力して「追加」をクリック
「文字の指定」ウィンドウで条件を入力して「追加」をクリックすれば条件が追加されます。「OK」をクリックして前の画面に戻り、次に進みましょう。
「メッセージに対する処理を選択してください」一覧で「指定フォルダーへ移動する」のチェックボックスをオンにして「仕分けルールの説明を編集してください」の「指定」をクリック
「メッセージに対する処理を選択してください」一覧では、「指定フォルダーへ移動する」のチェックボックスをオンにして「仕分けルールの説明を編集してください」の「指定」をクリックしましょう。
「仕分けルールと通知」ウィンドウで作成したメールフォルダーを選択して「OK」をクリック→「次へ」をクリック
「仕分けルールと通知」ウィンドウが表示されるので、先程作成したメールフォルダーを選択して「OK」をクリックしましょう。前の画面に戻るので、「次へ」をクリックして進みましょう。
「例外条件を選択します」画面
次は「例外条件を選択します」画面が表示されますが、ここはスルーしても問題ありません。「次へ」をクリックしましょう。
「ルールの設定を完了します。」の画面
最後に「ルールの設定を完了します。」の画面が表示されます。「仕分けルールの名前を指定してください」入力欄にルール名を入力して、「仕訳ルールのオプションを設定してください」項目では「この仕分けルールを有効にする」のチェックボックスをオンにします。あとは「完了」をクリックすれば仕分けルールが作成されますよ。
「仕分けルールと通知」の一覧
「仕分けルールと通知」の一覧に先程作成した仕分けルールがあることを確認したら「OK」をクリックして完了しましょう。これで、メールの受信時に設定した条件で自動仕分けを行ってくれるようになりますよ。

受信済みの過去のメールにはこれらの条件は適用されないので、手動でメールフォルダーへと移動しましょう。


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