Outlookで定型文のテンプレートを登録したい
メールソフト・Microsoft Outlookを使用していて、メールの作成時に定型文のテンプレートを用意しておいて簡単に本文を入力したいと思ったことはありませんか？ビジネスや用途ごとに定型文をテンプレートとして用意しておくことで、メールの入力作業をスムーズに済ませることができますよ。
この記事では、Outlookで定型文のテンプレートを登録して呼び出す方法をご紹介していきます。
Outlookで定型文のテンプレートを登録して呼び出す方法
それでは、Outlookで定型文のテンプレートを登録して呼び出す方法を説明します。まずは「新しいメール」でメール作成画面を呼び出し、テンプレートとして使用したい定型文を入力しましょう。定型文の入力が完了したら、範囲選択します。
続いてウィンドウ上部の「挿入」タブをクリックしてリボンメニューを開き、「テキスト」項目の「クイックパーツ」をクリックします。表示されるメニューの「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリックしましょう。
「新しい文書パーツの作成」ウィンドウが表示されるので、「名前」に定型文のタイトルを入力して「OK」ボタンをクリックしましょう。これで、定型文が作成できますよ。
定型文の呼び出しを行うには、「挿入」タブをクリックしてリボンメニューの「テキスト」項目の「クイックパーツ」をクリックします。「定型句」から使用したいテンプレートをクリックしましょう。
これで、定型文のテンプレートを挿入することができますよ。
定型文の選択時に使用する定型文を右クリックするとメニューが表示されます。「作業中の文書の位置に挿入」はカーソルのある場所に定型文を・「文章の先頭に挿入」と「文章の最後に挿入」はそれぞれ文章の前後に定型文を挿入します。「プロパティの編集」で「新しい文書パーツの作成」を呼び出して名前などの変更が、「整理と削除」を選択すると「文書パーツオーガナイザー」ダイアログボックスが開くのでここから定型文テンプレートを削除することができます。ちなみに登録した定型文のテンプレートの内容を更新したい場合は、メール本文に更新したいテキストを入力してから「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択して「新しい文書パーツの作成」ウィンドウを呼び出し、登録した定型文の名前と同じ名前を入力して保存することで上書きすることができますよ。
定型文のテンプレートの注意点ですが、メールの形式が「テキスト形式」では使用することができません。この場合は「書式設定」タブをクリックしてリボンメニューを開き、「形式」項目から「HTML」を選択してHTML形式にすることで使用可能になります。
