Outlookのオンラインアーカイブと通常のアーカイブの違い
メールソフト・Microsoft Outlookには、「オンラインアーカイブ」という機能があることをご存知でしょうか？オンラインアーカイブはOffice365・Microsoft365のアカウントを使用していて、管理者がオンラインアーカイブを設定している場合に使用可能になります。企業のパソコンでOutlookを使用していて、メールボックスの一覧に「オンラインアーカイブ」があれば、オンラインアーカイブを使用することができるようになっています。
オンラインアーカイブは、管理者のポリシー設定により数ヶ月・半年・1年などの単位でプライマリーメールボックス（普段使用しているメールボックス）からオンラインアーカイブに自動的にメールが移動されるように設定することが可能です。これにより、メールボックスの空き容量が不足を回避することが可能となっています。
オンラインアーカイブはその名の通りローカルではなくオンラインでアーカイブを保存しているため、インターネットに接続していないオフライン環境ではオンラインアーカイブを閲覧することができない点には注意しましょう。
オンラインアーカイブ以外にもメールを保存する方法として「アーカイブ」がありますよね。アーカイブは「記録保存・保管庫」といった意味があります。各メールアカウントにはアーカイブフォルダが用意されており、受信トレイや送信トレイに保存しているメールをアーカイブフォルダに移動して保存することができます。オンラインアーカイブとの違いですが、通常のアーカイブはあくまでメールアカウントに紐づいているためメールをアーカイブフォルダに移動してもメールボックスの容量が変わらないという点になります。
オンラインアーカイブならMicrosoft 365 サーバーにメールを移動するため、メールボックスの空き容量を増やすことができますよ。また、オンラインアーカイブは過去のメールを保管しておくという観点で使用されます。
Outlookのオンラインアーカイブの使い方
通常のアーカイブの使い方
アーカイブしたメールは、左側メニューの「アーカイブ」フォルダから確認することができます。
オンラインアーカイブの使い方
冒頭で説明している通り、オンラインアーカイブには管理者のポリシー設定により数ヶ月・半年・1年などの単位でメールボックスからオンラインアーカイブへとメールが移動するように設定されていることがほとんどです。しかし、メールを大量に受信していてメールボックスの容量を圧迫してしまっている場合はこの方法を使用して手動でオンラインアーカイブへとメールを移動してみましょう。
