Gmailでメールを自動返信する２つの方法とは？
ビジネスでGmailを使っていて、業務でユーザーからのお問い合わせに対応しなければならない場合、毎回同じような文章を入力するのは面倒ですよね。そこで、メールの返信時に使える定型文を用意することで手間なくスムーズに返信できるようになりますよ。
そして、Gmailに登録した定型文をメールの受信時に自動送信してくれる不在通知機能と、フィルタによる自動返信メール機能が用意されています。定型文を編集してフィルタを設定しておけば、Gmailを操作していなくても受信したメールに自動応答して勝手に返信メールを送信してくれます。例えば、休日届いたメールに対して休みであることを伝える定型文で自動返信することができるため、休日の業務時間外に届いたメールに対して対応しなければならないというストレスからも開放されますよ。
この記事では、Gmailで自動返信する２つの方法をご紹介していきます。
Gmailで返信定型文とフィルタを設定して自動返信する方法
それでは、Gmailで返信定型文とフィルタを設定して自動返信する方法を説明します。
PCブラウザ版Gmailにアクセスしたら画面右上の歯車アイコンをクリックしてメニューを開き、「設定」をクリックしましょう。
設定画面が表示されるので、上部タブの「詳細設定」をクリックして開き、項目一覧の「テンプレート」の「有効にする」ボタンをクリックしましょう。
あとは一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックしましょう。これでテンプレート機能が使えるようになります。
テンプレート機能が有効になったら、メールの新規作成を行います。「件名」と「本文」に返信定型文として使用したいタイトルとメッセージを入力しましょう。入力が完了したら、メールの新規作成ウィンドウの右下にあるメニューボタンをクリックしましょう。
メニューが表示されるので、「テンプレート」にマウスカーソルを乗せます。サブメニューが表示されるので、「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」をクリックしましょう。
「新しいテンプレート名の入力」ウィンドウが表示されます。デフォルトでは件名が入力されていますが、自分でテンプレート名を入力することも可能です。入力が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
これで返信定型文（テンプレート）が保存されました。返信定型文を使用するには、メールの新規作成ウィンドウの右下にあるメニューボタンをクリックして「テンプレート」から使用したいテンプレート名をクリックすれば、件名と本文にテンプレートが入力されますよ。
作成したテンプレートを用いて自動返信するには設定を開いて、上部タブの「フィルタとブロック中のアドレス」を開き、「新しいフィルタを作成」をクリックしましょう。
条件指定画面が表示されるので、自動返信を行う条件を設定したら「フィルタを作成」をクリックしましょう。
使用できるフィルタの一覧が表示されるので、「テンプレートの送信」のチェックボックスをオンにしてから使用するテンプレートを選択します。あとは「フィルタの作成」をクリックして設定を完了させれば、条件に当てはまったメールが届いた際に自動返信が行われますよ。Gmailで不在通知機能を使って自動返信する方法
それでは、Gmailで不在通知機能を使って自動返信する方法を説明します。こちらの方法は2020年2月現在、スマホアプリ版のみ使用可能となっています。
スマホアプリ版Gmailを起動したら、画面左上のメニューボタンをタップします。メニューを下の方にスクロールして「設定」をタップしましょう。
設定画面が表示されるので、使用するGmailのメールアドレスをタップしましょう。
メールアカウント設定一覧の中から「不在通知」をタップしましょう。
不在通知の設定画面が表示されます。「不在通知」ボタンをタップしてオンにすることで不在通知を行う「開始日」と「終了日」の設定、そして件名とメッセージの入力が行えるようになります。設定が完了したら、画面上部の「完了」ボタンをタップすることで、設定した不在期間時に届いたメールに対して不在通知機能による自動返信が行われるようになりますよ。
