Gmailのフィルタ
みなさんはGmailのフィルタを使っていますでしょうか？
もしもGmailのフィルタについて「初めて聞いた！」「まだ何も設定したことがない・・」という方はGmailの利用をこれまで以上に飛躍的に効率化出来る可能性があります。
Gmailのフィルターとはユーザーが指定したフィルタ条件に一致したメールに対して、特定の操作が出来る（迷惑メールにしない、削除する、重要マークを付ける、ラベルをつけるなど）という機能です。
例えば
- 重要ではないシステムメールをゴミ箱に移動する
- 特定のアドレスやドメインからのメールをアーカイブする
- 重要なメールは別のメールアドレスに転送する
いわゆるマクロ機能やプログラムのような事がGmail上でメール受信をトリガーにして可能になります。
Gmailのラベルの機能と組み合わせると、受信メールを自動でラベルを付けて振り分けたりフィルタリングすることなどが可能になります。
このGmailのフィルターを使う事でもしもあなたが日々数百通以上のメールを受信する人であれば、メールをフィルタリングしたり優先順位を付けて管理できたり、メール管理が効率化されるでしょう。
ぜひ今回の記事を参考にGmailのフィルタの作成方法や、仕事上でも使えるGmailのフィルタのテクニックを学んで実践してみて下さい。
Gmailのフィルタの作成方法
ではまず一番基本となるGmailのフィルタの作成方法について解説していきます。フィルタはPC版のGmailの方が作成しやすいですので、今回はスマホではなくPC版のGmailで解説していきます。
まずはPC版のGmailにログインをしましょう。PC版のGmailへのログインの方法がわからないという方は下記の記事を参考にしてみて下さい。
検索ボタンの横に「フィルタを作成」とありますが、これらの条件を入力し「フィルタを作成」を押すことでフィルタの作成が出来ます。
次にこの条件に当てはまるメールへの操作を決めます。「スターを付ける」という操作を選択し、フィルターを作成します。
これでこのフィルタの検索条件に一致するメールが届いたときには「スター」がつくようになります。
今までもし手作業でメールの操作をしている場合は、今後は自動で振り分けやラベル付けなどが可能になりますので、管理がオートメーションになります。
OR・fromなど演算子について
ここでGmailのフィルタで重要な要素である検索条件で利用する演算子について紹介します。より多くの演算子を知っておくことで細やかな条件指定が出来ますのでぜひ覚えておきましょう。
[from:]
fromはメールの送信者を指します。「from:Aprico」だとApricoが送信者である場合を指します。
[to:]
toはメールの受信者を指します。「to:Aprico」だとApricoが受信者である場合を指します。自分に送らてくるメールだけではなくCcで届いたメールに対してフィルタリングしたいときなどに有効です。
[subject:]
メールの件名の指定です。「subject:仕事」だと「仕事」という文字が件名にあるメールが当てはまります。
[OR]
ORは複数条件を指定し、どちらかに当てはまる場合を指定出来ます。例えば「subject:仕事 OR subject:緊急」だと「仕事」「緊急」とどちらかのワードが件名にある場合が指定されます。
※ORは大文字ではないと機能しないので大文字で使いましょう。
[-]
Googleの検索でも同じですが、「-（ハイフン）」は除外検索を指定出来ます。つまり「subject:仕事 -勤怠」というような指定だと件名に「仕事」があるメールで且つ、「勤怠」というワードが含まれないメールとなります。
[label:]
検索条件にはラベルを指定できます。作成されているラベルで「label:趣味」のようにすれば「趣味」ラベルのメールのみが検索されます。
[has:attachment]
添付ファイルのあるメールのみを検索出来ます。
よく使う検索条件をご紹介してきましたが、まだまだ他にも細かな指定が可能な演算子たちはあります。検索に困ったときはぜひ一度演算子を調べてみて下さい。
ワイルドカードについて
「*（アスタリスク）」を使ったワイルドカードというものもあります。ワイルドカードは任意の文字を指定することになります。
探したい文字やメールアドレスが曖昧な場合や、何か文字列に規則性のあるアドレスを引っ掛けたいときなどに使えます。
フィルタの編集
一度作成したフィルタはもちろん編集や削除が可能です。
Gmailのフィルタの作成方法
- Gmailのメール検索ボックスの「▼」アイコンから検索条件を指定しフィルタを作成
- フィルタリングするメールは上手く演算子を使って指定する
- 作成したフィルタの編集・削除はGmailの設定から可能
Gmailで複数条件のフィルタ作成方法
先程登場した「OR」演算子を使えば複数条件のフィルタを作成できます。
その場合は「subject: 検索ワード1 OR subject: 検索ワード2」としましょう。これで複数条件を指定出来ます。
あとは複数条件の検索結果を見てみて、問題なければ、合致する結果に対する操作を指定してフィルタを作成するだけです。
複数条件を指定する場合はORを上手く利用しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。Gmailのフィルタの作成方法や、複数条件の指定方法などをご紹介してきました。先述の通りラベルと組み合わせる事でフィルタリングや振り分け、スターを付けての優先順位決めなどがオートで行うことができるので、多くのメールを受信するビジネスマンにとってはかなりありがたい機能です。
もちろん最初はラベルの作成やフィルタリングするための条件を考えたりなど時間はかかりますが、後にくる数百通・数千通のメールを処理する時間が短縮するのであればすぐにペイできる時間のはずです。
ぜひGmailのフィルタの機能を試してみて下さい。